C'est quoi le cahier des charges pour organiser un congrès ?
Sans donner un cahier des charges, on peut rappeler ce qui a été fait
1er congrès GP à Nîmes organisé par Henri Peyre à l'école des Beaux Arts en 2004
2e organisé par Henri Gaud à Fontfroide en 2006, dans l'abbaye, à l'invitation du propriétire des lieux
3e organisé Pierre Stringa à Montreux en 2007, au palais des congrès local
4e organisé par Erick Mengual et Henri Gaud à Bourges en 2008, dans les locaux du Conseil général du Cher
5e organisé par Pierre Corratgé à Perpignan en 2010, (Pierre nous expliquera le lieu et comment il y a eu accès aux salles, je n'ai pas pu être présent et je le regrette)
Les constantes dans tous ces congrès
- durée : du samedi matin au dimanche après midi
- un lieu pour des conférences, ou "sessions formelles", et pour accrocher des photos au mur, et des sessions libres de rencontre et de partage autour des images et du matos.
- un hébergement pas forcément sur place, p.ex. à Fontfroide en 2006 j'avais logé dans un hôtel à 1/2h de route ; en revanche une restauration pas trop loin pour le midi a toujours été organisée.
Les "plus" des congrès de 2006 et 2008 furent les projets de prise de vues exposées au congrès et des bouquins publiés par les Éditions Gaud.
Un autre "plus" de 2006 fut un petit salon-démo avec des fabricants montrant leur matos.
Je pense que le dernier congrès de Pierre Corratgé doit être un bon modèle, avec un thème central (le livre de photographie en l'occurrence) et des sessions formelles et informelles.
Il est bon qu'il y ait des sessions formelles qui donnent la charpente du congrès et qui le différencie d'une rencontre amicale totalement informelle comme nous en avons organisé dans le Grand Est, ou d'un stage technique amical comme ce qui fut organisé chez lui par Thierry Moënne-Loccoz cette année.
Mais il faut laisser beaucoup de temps pour les rencontres informelles, voir les images librement, voir et toucher tout le matos, et surtout : voir les gens en vrai, discuter, échanger face à face.
Sauf erreur de ma part, jusqu'à présent les frais de mise à disposition d'une salle ont souvent été pris en charge d'une façon ou d'une autre sans qu'ils soient répercutés sur des frais d'inscription, sauf à Montreux où le congrès à utilisé une partie du palais des congrès de Montreux, et pour cette location, une participation financière avait été demandée ce qui était parfaitement normal. On peut même dire que la gratuité des autres congrès est une espèce de miracle qui ne doit pas nous tromper sur la réalité.
Donc dans la majorité des cas, les participants n'ont eu comme dépense que leurs frais d'hébergement et de restauration, une restauration fut proposée pour que tout le monde se retrouve ; évidemment ce ne fut jamais une obligation.
Une autre constante que je retrouve dans toutes les éditions, c'est le bénévolat des organisateurs et des intervenants dans les sessions formelles ; signalons toutefois que la toute première fois, l'école des Beaux Arts de Nîmes avait défrayé les conférenciers, à la demande probable d'Henri Peyre, mais ce défraiement n'avait en aucun cas été répercuté sur les frais d'inscription qui étaient : zéro.
Autrement dit jusqu'à présent, il n'a jamais été question de demander aux participants de se cotiser pour payer des honoraires un conférencier apportant la bonne parole au peuple avide de s'instruire. Ma définition du vrai bénévole, c'est celui qui
perd de l'argent dans ses activités de bénévolat ;-)
Je précise bien, et ceci en y repensant aujourd'hui, de mémoire uniquement
(donc je peux me tromper ou avoir oublié certains aspects, les autres participnts à ces congrès me corrigeront), qu'il s'agit de ce qui a été effectivement réalisé et en aucune façon un cahier des charges pour l'avenir !!
Je pense que la question du pognon doit être mise à plat le plus tôt possible, pour que les choses soit claires le plus longtemps à l'avance, les frais cachés et les trucs à payer au dernier moment sont des sources de polémiques pénibles.
Mon point de vue est que si on trouve une salle pas trop chère pour tenir 80 personnes et projeter des trucs, donc il faut un ou deux vidéo-projecteurs (voire rétro-projecteurs pour montrer des diapos 20x25 par exemple) ; plus des salles annexes pour discuter et montrer des photos en petits groupes ; avec un hébergement du soir pas trop loin (max 1/2 h de route) et une restauration sur place ou pas trop loin pour samedi midi, samedi soir et dimanche midi, on a déjà réglé une bonne partie de l'intendance et le congrès est presque parti. Pour les sessions formelles ce n'est pas un souci, le forum nous prouve tous les jours qu'il y ici des bonnes volontés heureuses de partager leur passion et leur savoir-faire, elles se proposeront d'elles-mêmes.
Voilà quelques pistes de réflexion. le congrès a toujours été organisé autour du mois d'octobre, ce qui correspond en général en France à un creux de fréquentation des hôtels, sauf autre congrès bien entendu, et donc où loger et restaurer les gens peut se faire sans trop de difficultés.
E.B.
Modifié 3 fois. Dernière modification le 28/09/2012, 19:39 par Emmanuel Bigler (modérateur).